Reuniões Intermináveis

Determinadas organizações são caracterizadas pelo grande número de reuniões, bem como, pela longevidade das mesmas, que por vezes duram quase todo o dia. No entendimento da produtividade mais do que uma hora do mesmo assunto e com o mesmo apresentador a atenção e o interesse dos espectadores tendem a diminuírem de forma radical.

Acompanho algumas organizações que conseguem criar um agenda tão abarrotada de reuniões que fazem com que seus gestores não tenham tempo para trabalhar efetivamente junto as suas equipes. Muitas vezes nas reuniões encontramos uma grande quantidade de participantes com seus note books ou black berrys ligados executando qualquer tipo de tarefa que não possuem nenhum vínculo com a reunião na qual eles realmente deveriam estar focados. Apenas de corpo presente, ou seja, de nada adianta estar na sala ou sentado a mesa.

Algumas organizações possuem critérios rígidos para o desenvolvimento de reuniões, desde a construção da pauta, até o tipo de equipamento que pode ou não ser utilizado. Uma sugestões é que a reunião comece antes mesmo dela acontecer, ou seja, que o organizador encaminhe aos participantes juntamente com a pauta o resumo das temáticas que serão apresentadas e discutidas, desta forma, pode-se criar um maior aprofundamento sobre os temas e uma diminuição do tempo, já que conhecendo antecipadamente os participantes podem minimizar os questionamentos que por ventura poderiam ocorrer pela falta de conhecimento do tema. Outra ação do organizador é a definição clara da pauta, com definição de tema e tempo de cada assunto, tentando fazer com que a reunião não passe de duas horas. Caso isto aconteça a reunião se torna um seminário, um workshop, uma palestra, menos uma reunião.Para complentar, o papel do organizador ainda vai além de simplesmente convocar as pessoas, definir as temáticas, o tempo, deve também preparar o local e equipamentos de forma a atender as necessidades do grupo, deve prever possíveis situações que possam interferir no andamento da ação; e, por fim deve traçar mesmo que de forma preliminar os possíveis desdobramentos que cada temática pode gerar no quesito das ações futuras oriundas das questões tratadas. De nada vale uma reunião para não decidir nada, ou mesmo propor um novo encontro entre os participantes. Para os participantes suas atribuições são fazer os deveres de casa e posteriormente participarem de corpo e alma seguindo as recomendações da pauta.

Quanto a pauta é simples. Ela indicará o que acontecerá e quais as ações que serão desenvolvidas, bem como o uso ou não de determinados equipamentos. A pauta também define o tipo de reunião que será desenvolvida, visto que as atualmente muitos são os estilos de reuniões. No almoço ou aqueles que se prolongam além do horário do almoço; as reuniões em pé , que geralmente duram pouquíssimo tempo e geralmente é apenas uma temática; reuniões no carro, quando o tempo no trânsito possibilita a utilização deste tempo trabalho; reuniões on-line ou vídeo conferências, pouco utilizadas,mas que a cada dia tomam um vulto interessante em nosso mundo corporativo.

Dá uma olhadinha no vídeo abaixo e veja o que a tecnologia nos possibilitam para tal formato de reunião.

Tudo bem que esta tecnologia nem todas as empresas possuem, mas creio que todos que possuem um MSN ou mesmo um Skype já podem fazer as suas conexões com áudio e vídeo.

Ultimamente tenho feito reuniões informais na hora do cafezinho para aqueles assuntos menos importantes, para aqueles com uma maior relevância não há como não usar as mesas redondas ou ovaladas e criar aquele clima de Roberto Justos em dia de eliminação do Aprendiz.

Seja eficiente e poupe tempo.

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